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电脑文件整理的12个tips

Tip1：明确目的

整理文件的目的，是为了便捷高效，有人在杂乱中也能找到自己的节奏，如果你不能就继续往下读。

Tip2：随手处置

和整理生活中的杂物一样，在处理电脑上的文件时，要随手把文件合理的处置。比如：下载了一个软件，解压安装后，应该马上删掉安装包或归档。你可以尝试”两分钟原则“。

Tip3：定期整理

定期整理，就是在周、月或者更长时间的节点上，整理和备份自己的文件系统。这种行动可以强化自己的整理规则和习惯，长久下来会节约大量时间。

Tip4：以目录存储的文件结构

文件结构和命名习惯，应该与你大脑思考方式一致，所以确定一个适合自己的模式，把文件保存在你认为应该存在的地方。

1. 主目录：以Windows系统为例，分区不需要多于3个，而 Mac和 Linux 只需要定义一个主目录即可，用目录而不是分区进行分类。
2. 主目录下面可以按照功能分类，比如图片、软件、音乐、视频，我不建议使用系统内置的 User 文件夹。

• 层级：目录的层级尽量不超过三级。比如 D:/music/popmusic/张三 或者 doc/往来邮件备份/公司A。工作用也可以按照年、月、日设立文件夹，如2015工作/设计/ppt原稿 这样。
• 进展：可以用 在做 、 完成 、 归档 分类
• 暂时不能确定的分类，可以命名为“未分类”，以后慢慢修正。
• 固定自己的模式，便于迁移。比如我一直把绿色软件放到 D:/tools/，参数配置也保持不变。
• 把应用程序和文档分开。

Tip4：建立收集箱

无论哪里产生的文件，都先经过收集箱（inbox），与邮件系统的inbox类似。有且只有一个inbox。你可以这么用inbox：

1. 在桌面或主目录建立一个文件夹，不要随意丢在桌面，让漂亮的壁纸不要被杂乱的图标挡住
2. 把浏览器、下载软件、社交软件传输目录都设置到inbox
3. 对不能马上归档的文件，放到inbox
4. 定期（比如每天下班前）清空inbox

Tip5：简洁明确的文件命名方式

文件命名应简洁明确，比如 20171010-审批报告.doc，或 2016-夏-北京旅游照片 。

• 如果需要排序，可以加一个序号，比如目录命名成 01-壁纸 02-照片 这样。注意不要用 1/2/3，而是 01/02/03。
• 如果需要也可以加上人名、地名、业务名等便于搜索。
• 如果英文不好，就用中文更便捷，没必要学别人。
• 不建议太复杂的命名方式，不利于显示，把简单的内容复杂化了：比如功夫熊猫.mkv 没必要命名为 动画-2002-梦工厂-功夫熊猫-1080p.mkv，如果你实在想组织这些标签内容，考虑影音媒体软件。

Tip6：使用笔记工具存储文档

针对文档，建议选择一个笔记软件系统，整合零散的图片、文章。选择一个适合自己的笔记软件，很有必要。比如常见的：印象笔记、有道云笔记、为知笔记等。关于笔记的整理，可以对照上面的结构：

• 分类建立子目录，包括inbox目录
• 不要保存过多的网页资料，尽量消化成自己的知识，保存链接和关键字
• 保证多平台同步

Tip7：确保能迅速定位文件

如果前面的文件结构和命名已经形成自己的一套模式，那么定位文件会很容易。

• 首先遇到需求要先想到，这个文件可能在哪儿，如果遵循自己的模式保存，那应该很容易找到。
• Windows下推荐： Everything 和 Listary，快速搜索文件名，前面命名系统约规范这里的效率越高。Windows内置的搜索也够用。
• 类似 TotalCommander 、 QDir 、Clover 之类的资源管理器增强工具，可以提高效率但也产生依赖，可以一试。
• 类似 Launchy 之类的快速启动工具，可以一试，我用过很多年的 hoekey。
• 给常用目录创建快捷方式，在桌面或者任务栏上，或者绑定到你的快捷启动工具上。
• 改变文件的布局模式，比如图片可以选大图，而需要查看修改时间的文件选详细信息。

Tip8：学会备份，有备无患

想象一下自己的硬盘故障，会后悔那些文件没有保存，赶紧把这些东西存一份。

• 建立备份文件的办法之一是马上复制一份。比如在编辑 1.doc 时，切换到资源管理器，用ctrl+c/v 保存一份并命名(F2) 1-20171010-bak.doc，算是手动版本记录。
• 买一块移动硬盘，定期备份自己的重要文档，这个硬盘备份完就妥善放好。相关的备份软件，比如：FreeFileSync。
• 照片可以考虑 Google照片，高品质无限空间。
• 娱乐用的游戏、影音等，可以考虑单独分区或移动硬盘存储。
• 压缩工具必备，善用打包，推荐 7zip 和 Bandizip
• 如果信赖云，或不得不共用云存储，尽量选择大品牌的付费服务。个人使用推荐：坚果云
• 已经完结的文件夹可以打包，尤其是零散文件多而体积并不大时，然后备份到云盘或发到Gmail，Gmail本身的搜索功能很强大。
• 做个创造者：建议把自己创造的文件单独保存和备份，创造是独一无二的，而复制和下载可以重复。自己的照片、绘画、小说，丢了多可惜啊。

Tip9：善用系统快捷键

Windows系统快捷键，日常应该掌握一些，反复应用就能记住。常用的比如：

• F2 重命名 F5 刷新
• ctrl+S 保存，ctrl+F 搜索
• Win+E 资源管理器，Win+F 搜索

更多的看微软的官方帮助：Windows 中的键盘快捷方式

Tip10：善用文本文档

文本文档是我的最爱，它可控、便于书写和转换。

• 选择APP或软件时，尽量选择可以导出成纯文本格式的，而不是私有格式。
• 可以依靠全文搜索查到文件内容，比如 sublime text3 。
• 学一下 markdown ，物有所值

Tip11：避免囤积文件

1. 囤积症：注意自己有没有这种病？如果有，想办法纠正一下。囤积太多无用的东西，毫无用处。
2. 网上有的不存：如果能方便下载，就不要保存。离开互联网的电脑已经太少，除非很大的文件或素材，尽量少占用空间。
3. make a list：把自己常用的网址、软件主页、图片下载站等，列一个列表，好过存很多下载的文件。

Tip12：清理文件

你可能会用到这些软件： CCleaner ，Duplicate Cleaner

参考资料

• 7 Tips to Manage Your Files Better
• Zen and the Art of File and Folder Organization
• 如何整理电脑文件夹？

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Date: 2017-10-11